Служебная записка на сотрудника

Для кадровых вопросов руководители отделов организации готовят такой документ, как служебная записка на сотрудника. От своего имени непосредственный начальник докладывает свое представление по конкретному вопросу. Это может быть повышение, перевод, обучение, премирование, проведение служебного расследования.

В данной рубрике пользователь сайта найдет общую информацию о том, как написать служебную записку. Образец можно использовать и для документа на сотрудника, который находится в подчинении. Но в этой публикации для удобства в использовании мы также привели пример служебной записки.

Пример служебной записки на сотрудника

Служебная записка об обучении

Докладываю, что в связи с распространением с 01.01.2023 г. действия Федерального закона “О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц” от 18.07.2011 № 223-ФЗ на закупки товаров, работ и услуг ООО “ПромСнабЮ” возникла служебная необходимость направления на обучение по работе в рамках указанного закона 2 (двух) сотрудников юридического отдела:

  • главного юрисконсульта Лобанова Александра Викторовича, трудовой договор № 48л от 05.04.2018
  • юрисконсульта Романову Викторию Павловну, трудовой договор № 75л от 11.09.2020

Необходимость специальных познаний обусловлена спецификой вышеуказанного Закона и производственной необходимостью. В целях надлежащей организации закупочной деятельности организации и обеспечения трудового законодательства необходимо обучение 2 сотрудников (с учетом графика отпусков, больничных и т.п.).

В связи с изложенным предлагаю направить на обучение с отрывом от производства с сохранением должности и средней заработной платы (ст. 187 Трудового кодекса РФ) вышеуказанных сотрудников юридического отдела. Обучение предлагаю провести в Центре повышения квалификации в области закупочной деятельности в объеме 80 часов в сентябре 2022 г.

  1. Заявление Лобанова А.В. о согласии на обучение
  2. Заявление Романовой В.А. о согласии на обучение

11.08.2022 г. Мошкин/ Мошкин П.К.

Когда составляется служебная записка на сотрудника

В отличие от заявлений, приказов и иных подобных документов, служебная записка на сотрудника нужна для решения рабочих вопросов. Как технического, организационного, так и информационного характера. В отношении сотрудника документ составляет его непосредственный руководитель. Может это быть и начальник кадрового отдела или бухгалтерии. В зависимости от характера записки.

Документ готовится на имя руководителя организации. А он уже направит со своей резолюцией в тот отдел, который необходимо. Например, в кадровый отдел попадет служебная записка на сотрудника по вопросам дисциплины труда, перевода, необходимости направления в командировку и т.п. В отдел бухгалтерии попадет служебная записка на сотрудника по вопросам премирования. Или наоборот, удержания из заработной платы. Та же записка на обучение попадет в бухгалтерию для оплаты. И станет дополнительным документом обоснования тех или иных хозяйственных операций.

ОБРАЗЦЫ

Представленные образцы в формате Word, их можно скачать, подправить и распечатать для себя.

Образец 1

Образец 2

Образец 3

Образец 4

Образец 5

Оформление служебной записки на сотрудника

Хоть документ является внутренним, не предназначен для использования вне организации, составлять его нужно в соответствии с требованиями организации. Официальный бланк не используется. Но правила составления и оформления могут быть установлены локальными актами работодателя. Как и основания подготовки документа.

В правом углу бланка составитель служебной записки на сотрудника указывает адресата – руководителя организации. В некоторых юридических лицах допускается подготовка документа на имя заместителей, начальников иных подразделений или отделов. Левый угол остается свободным – для резолюции адресата служебной записки.

Текст записки зависит от цели ее подготовки:

  • служебная записка на сотрудника о повышении в должности содержит показатели работы, краткую характеристику с места работы
  • записка о повышении заработной платы в качестве обоснования может содержать ссылку на изменение законодательства (повышение МРОТ), инфляцию, эффективность работы, аттестация, повышение квалификации и т.п.
  • служебная записка о переводе содержит основание и, при необходимости, заявление о согласии работника и т.п.

Служебная записка на сотрудника не носит официальный характер, но вполне способна оказать влияние на трудовую деятельности подчиненного.

Терминология

Сама по себе служебная записка является внутренним документом, формой уведомления заинтересованных членов коллектива о важных фактах либо содержащим некую информацию, влияющую на дальнейшую работу другого подразделения. И хоть упоминание о таком виде документа, а тем более типовой образец служебной записки, в трудовом законодательстве отсутствует, ее необходимость продиктована иногда и нормами ТК РФ.

Составление такой бумаги будет целесообразно, если нужно письменно сообщить коллеге:

  • о наличии или изменении кондиций материальных ценностей;
  • об изменении графика работы отдельного работника или части подразделения;
  • об имеющемся мнении или предложении внести коррективы в рабочий процесс;
  • о возражении в отношении его действий или намерений;
  • об изменениях в сути и составе информации, используемой для работы;
  • о любом другом факте или событии, которое, по мнению автора документа, потенциально влияет на исполнение его трудовых обязанностей.

Для того, чтобы служебная записка была воспринята как достойный внимания документ, не достаточно просто черкнуть пару фраз на клочке бумаги. Даже, если бланк не утверждается нормативными актами, всегда нужно пользоваться стандартом 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов». Это также справедливо при разработке внутренних форм и закреплении их в системе документооборота компании

Законодательство не содержит понятия служебной записки, но его типовую форму можно разработать самостоятельно и ввести в действие отдельным приказом, основываясь на ГОСТ 6.30-2003.

Разница между докладной и запиской

Поскольку практика оформления служебных записок затрагивает далеко не все предприятия, то существенной разницы между служебной и докладной запиской видят не все специалисты. А она, тем не менее, ощутимая и имеет вполне конкретные признаки:

Вид документа Адресат Содержание
Служебная записка Член коллектива, в отношении с которым нет взаимодействия в форме «подчиненный-начальник». Равный по рангу коллега внутри подразделения или за его пределами Чаще носит информационный или предупреждающий характер. Составляется с целью гарантированного ознакомления с данными и дальнейшего подтверждения собственной позиции перед руководством.
Докладная внутренняя Адресуется либо непосредственному руководителю автора документа, либо вышестоящему начальству Может носит уведомительный характер с целью предупреждения о наступлении негативных или непоправимых последствий, мешающих работе или вредящих здоровью. Может быть составлена для согласования нужд компании или предложения мероприятий по реорганизации процессов.
Докладная внешняя В адрес смежной организации или структуры, с которыми ведется совместная работа или реализуется срочный проект Обычно составляется с целью уведомления руководства партнерской организации о нарушениях, неисполнении обязанностей ее сотрудниками или должностными лицами. Реже с предложениями кого-то поощрить или отметить.

Среди подавляющего числа работников бытует мнение, что этот процесс обмена «бумажками» — пустая трата времени и сил на их составление, ведь позвонить и быстренько обрисовать картину гораздо быстрее и проще. Ход их мыслей резко меняет свое направление уже после первого соприкосновения с производственными ситуациями, когда нужно доказать факт направления соответствующей информации всем заинтересованным лицам. Иногда от этого зависит не только судьба дисциплинарного взыскания (возможно, весьма сурового, вплоть до увольнения), но и дальнейшая успешная работа всего предприятия.

Виды служебных записок

Благодаря достаточно свободной форме изложения, служебная записка используется в очень широком спектре вопросов и ситуаций. Далее будут перечислены наиболее часто встречающиеся ситуации, но это не означает, что данный список исключителен и не может быть дополнен другими пунктами.

  • Ознакомьтесь с типовым образцом служебной записки здесь — скачать образец
  • Здесь универсальный бланком служебной записки скачать бланк

Сотрудником на сотрудника

Даже если два сотрудника отделены друг от друга только проходом между столами, это не может помешать им общаться в письменном виде. И расценивать это как рабочий конфликт будет в корне неверно. Взаимодействие с помощью обмена «письмами» помогает:

  • избежать сбоев в результате большой загруженности и забывчивости;
  • решить проблему неисполнения обязанностей или несвоевременной передачи необходимых данных;
  • разрядить напряженные отношения, а также перевести служебную записку на сотрудника в разряд дисциплинирующих и организующих документов.

Содержание этих бумаг может быть очень разным и содержать в себе как просьбы, так и требования. Например, если сотрудник видит, что кто-то из членов команды пренебрегает должностными функциями, то еще до обращения к руководителю, можно направить служебную записку о невыполнении служебных обязанностей легкомысленно относящемуся к работе коллеге. Это будет и корректнее, и позволит доказать в дальнейшем, что пробелы в работе не стали результатом «круговой поруки» и замалчивания проблемы.

Служебная записка – инструмент взаимодействия между специалистами одного структурного уровня, для обращения в адрес руководителя правильнее использовать докладную записку.

На списание

Редко какой труд не связан с материальными ценностями или расходниками, применяемыми для успешной работы. Это влечет за собой их порчу или утрату качественных характеристик, и тогда нужно обратиться в службу снабжения для списания старых материалов и выдачи новых.

Если износ или выход из строя предметов труда стал результатом естественных процессов, связанных со старением или выработкой ресурса, то можно сообщить об этом материально ответственному лицу. Формой уведомления может стать служебная записка на списание с перечнем утративших полезность предметов и причиной отказа от их использования.

Другое дело, если выход их строя был связан с нестандартными событиями или неаккуратностью ответственных сотрудников, то тут уж без ведома и решения начальства не обойтись. В этом случае уместнее писать не служебную записку, а докладную.

На премирование

Письменное общение чаще связано с неприятными событиями или обменом данными. Реже случаются более приятные поводы составления служебной записки – сообщение о премировании.

Поскольку отличительной чертой записки считается правило ее направления сотруднику равного ранга, то и предложение о награждении, оформленное подобным образом, правильнее направить, например, в кадровую службу. Как вариант, можно отдать документ сотруднику, ответственному за составление проекта приказа о премировании или представлении списка кандидатов на получении денежных поощрений.

Можно обратиться с этой идеей напрямую к руководителю компании, но тогда изложить свои аргументы правильнее в форме докладной записки. Ознакомьтесь с образцом.

На командировку

После отмены в 2014 году необходимости обязательного оформления командировочного удостоверения на каждую служебную поездку, стал вопрос о том, как правильно зафиксировать некоторые нюансы и отчитаться о ее результатах. Выходом была избрана служебная записка на командировку. Именно в такой форме можно проинформировать руководителя о том, как и когда планируется выполнять задание компании, а также изложить в записке результаты поездки.

Этот документ принято использовать:

  • если путь до места назначения совершался на личном или попутном транспорте;
  • если нужно отчитаться о работе в выходной день или сверхурочные часы;
  • если по приложенным финансовым документам невозможно точно определить фактическую длительность командировки;
  • если есть обстоятельства, которые должны быть учтены при начислении суточных и возмещении расходов или нужно объяснить необходимость трат без первичных документов.

В какой-то мере служебная записка заменила собой ранее обязательные задания на командировку и отчеты об их выполнении. Ознакомьтесь с образцом.

Служебная записка директору

Поскольку руководитель, чаще всего, высший единоличный орган управления предприятием, то представить себе ситуацию, в которой будет правильно направить служебную записку директору, довольно сложно. В соответствии с принципами служебной иерархии на его имя лучше подавать докладные.

Нежелание так озаглавливать предоставляемый на рассмотрение начальства документ продиктовано, скорее, субъективными причинами и эмоциями. Однако, стоит понимать, что служебная записка о нарушении должностной инструкции выглядит нелогичной.

Вариант правильного использования формы служебной записки, адресованной директору, возможен в корпорациях или холдингах. Только в их структуре может быть одновременно несколько директоров, равных по положению в организации и не находящихся друг у друга в подчинении. Внутри предприятий с прямолинейной системой управления и одним руководителем уместнее использовать докладные по всем производственным вопросам, требующим внимания и утверждения директором.

Служебная записка, как любая другая корреспонденция подлежит регистрации в специальных учетных журналах. Вручать ее лучше под подпись на втором экземпляре или в графе журнала.

Оформление служебной записки

Для того, чтобы у человека не было сомнений по поводу того, как правильно написать служебную записку, можно воспользоваться простой инструкцией:

  1. Документ составляют на листе бумаги А4, в «шапке» указывают ФИО и полное название должности адресата.
  2. Там же обозначают и имя автора записки, не забыв написать свою должность и подразделение.
  3. В качестве заглавия использовать словосочетание «Служебная записка».
  4. Далее следует изложить суть проблемы, вопроса, информации или предложения в краткой, но емкой форме, используя деловой стиль написания.
  5. В завершении нужно проставить дату составления, подпись составителя и его фамилия.
  6. Для упорядочивания документооборота все исходящие и входящие документы подлежат регистрации. Поэтому правильно составленной служебной записке должен быть присвоен порядковый номер.

Для тех компаний, которые хотят унифицировать форму служебной записки и закрепить общий порядок того, как пишется служебная записка, потребуется издать отдельный приказ по предприятию. Тогда утвержденный пример написания станет обязательным для использования всеми сотрудниками организации.

Вопреки всеобщему предубеждению против использования служебных записок в общении с коллегами, этот документ может только положительно повлиять на трудовой процесс и наладить внутреннее взаимодействие. Вот почему каждому сотруднику стоит отбросить сомнения и эмоции, и принять как должное, что некоторые моменты можно урегулировать исключительно с помощью составления письменных документов.

Оставить комментарий