Восстановление трудовой книжки

Утеря трудовой книжки огорчает, но печалиться долго не нужно. А следует приложить все усилия чтобы быстро восстановить трудовую, а как это сделать правильно и без ошибок, мы подробно сейчас расскажем.

Оборот трудовых книжек (ТК) регламентируется достаточным количеством актов нормативно-правового характера, в которых прописаны правила заполнения, выдачи, хранения и другие нюансы применительно к этому виду документа. Это лишний раз подтверждает то, насколько важна ТК для любого гражданина. Если вы в какой-то момент поймете, что не можете найти свою трудовую книжку, то следует принять незамедлительные меры по ее восстановлению, так как в противном случае это грозит серьезными неприятностями.

Как легко восстановить ТК

Как случается, что работник теряет ТК? Обычно это происходит в двух случаях.

  1. Во-первых, человек увольняется с работы и рассчитывает получить, кроме расчета, и ТК, но это иногда оказывается невозможным в связи с ее утерей по вине работодателя (кадровика).
  2. Во-вторых, развитие ситуации может пойти по следующей схеме: работник зачем-то берет у работодателя на время ТК, например, ее надо предъявить в ПФ, и по невнимательности теряет этот документ.

В любом случае утеря ТК обязывает заняться ее восстановлением. При этом надо учесть, что придется заниматься не столько восстановлением, сколько оформлением новой ТК, так как нельзя вторично получить документ, идентичный первоначальному.

Выдача ТК производится лишь единожды в жизни, а существующее законодательство определяет, что любой гражданин РФ может иметь лишь одну трудовую книжку. В соответствии с этим производится получение не дубликата ТК, а другого документа, содержащего меньший объем информации относительно трудовой деятельности конкретного гражданина.

Многие считают, что утеря ТК приведет к тому, что им будет выдан новый документ, идентичный по содержанию старому, но это не так. Трудовая книжка не возвращается, а делается только ее копия, содержащая определенной объем информации, который меньше того, что был ранее.

tryy7-min

Для восстановления полного объема данных за все годы работы может потребоваться обращение в ПФ. Хотя в данном случае надо иметь в виду, что персонифицированный учет был организован относительно недавно, что может воспрепятствовать стопроцентному восстановлению всей информации относительно трудовой деятельности.

Поэтому, если вам дорог ваш трудовой стаж и вы хотите вернуть его в документ – вы должны обратиться к работодателю за помощью в получении дубликата. Самовольно вы не имеете право на восстановление документа.

Кто и где восстанавливает?

Некоторые люди, не знакомые со статьями трудового кодекса, озадачены тем, где именно им надо восстанавливать трудовую книжку. Как оказывается, на самом деле это очень не просто, а в ряде случае практически невозможно. Кто то уверен, что для восстановления трудовой книжки необходимо обращаться в соответствующие органы или какой то «архив» где хранятся ТК, но это не так. Первый к кому вы должны обратиться в случае утери трудовой – это ваш непосредственный работодатель.

Только он имеет полное право на то, что помочь вам получить дубликат трудовой. Если же вы осознали, что потеряли трудовую в момент, когда уже уволены – не переживайте. Обратитесь к бывшему работодателю, или же озадачьте нынешнего, если тот согласен ради такого ценного работника как вы рассылать запросы.

Кража, утеря или порча трудовой книжки

Иногда работники в поисках решения о восстановлении трудовой задаются вопросом о том, можно ли восстановить документ который был испорчен или же утрачен (украден). А если можно, то отличается ли процедура в зависимости от вида утраты. Если утеряна трудовая книжка, то могут ли выписать новую?

Читайте также:  Как и где клеится голограмма в трудовую книжку

Восстановлению подлежит любой документ, который не соответствует требованиям трудового кодекса. Испорченный документ, равно как и утраченный не допускает возможным прочтение информации и получение ее в нужном виде, а это значит, оба документа подлежат восстановлению.

Процедура того, как восстановить трудовую книжку при утере, если в ней много записей одинакова, законодатель не стал менять порядок действий по восстановлению в зависимости от вида утраты.

tryy2-min

Хитрость или обман работников

Бывали такие ситуации, когда человека увольняли не по самой приятной статье. Чтобы не получить плохую запись, некоторые ее якобы теряли и обращались за дубликатом не на последнее место работы, а на более раннее. Кроме этого, о факте утери или порчи документа можно заявить и на новом месте работы, куда вы еще только пришли устраиваться. В таком случае осуществляется восстановление трудовой книжки работодателем.

Куда обращаться за восстановлением?

Работодатель. Нужно сделать вот что:

  • составить заявление на имя работодателя о выдаче вам дубликата трудовой книжки;
  • подтвердить заявление печатью организации в отделе кадров;
  • отдать заявление работодателю;
  • дождаться когда он начнет рассылку запросов в организации где вы раньше осуществляли трудовую деятельность;
  • подписать готовый дубликат трудовой книжки.

Пенсионный фонд РФ. Необходимо написать заявление об утере и восстановлении трудовой и отнести его в ПФ и вам:

  • рассмотрев заявление, пенсионный фонд восстановит вам дубликат трудовой книжки, где будет указано последнее место вашей работы;
  • при подаче заполните специально выданную справку;
  • вы должны явиться за дубликатом в пенсионный фонд и расписавшись на титульном листе забрать его себе.

tryy3-min

Работодатель (организация) уже ликвидирована

Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет.

Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:

  • обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
  • обращение за восстановлением в Государственный архив;
  • обращение за восстановлением в суд.

Восстановление трудовой книжки через государственный архив

Более надежный способ, но и более трудоемкий – это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей.

В государственном архиве на запрос (также письменный) выдадут справку с информацией – где, когда и сколько работал заявитель. 

Через суд

Самый длительный, но и самый    верный вариант восстановления трудовой книжки – это обращение в суд для установления юридического факта, а именно трудовой деятельности.

Суд в пределах своей компетентности сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые, как показывает практика, приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица.

Также для доказывания могут быть использованы свидетельские показания.

tryy1-min

Если есть ксерокопия трудовой

Часто у работников после утери остается ксерокопия трудовой книжки. Но ввиду того что не каждый работник знает, что необходимо с ней делать, ксерокопия трудовой не помогает в вопросе восстановления трудовой. Если вы обращаетесь за выдачей дубликата к работодателю — предоставьте ему ксерокопию. Так, запросы, которые будут им делаться в другие организации будут отосланы быстрее и по ксерокопии вы сможете восстановить в дубликате весь свой трудовой стаж.

Если вы обратились за восстановлением трудовой в пенсионный фонд, то вместе с другими документами также предоставьте ксерокопию. Этот документ будет способствовать более быстрой работе над вашей трудовой книжкой, а также вы сами сможете явиться в места своей прежней работы и на основании ксерокопии требовать постановку записи снова.

Читайте также:  Получение трудовой книжки (впервые, у работодателя, без увольнения)

Заявление на восстановление

Вообще никакой специальной формы для такого заявления не предусматривается, но от его правильности зависят и действия работодателя, то следует сказать о том, как оно составляется, вручается и какие имеет особенности.

Итак, согласно действующим правилам, восстановление трудовой книжки осуществляется на последнем месте работы, и дубликат представляется там же.

  1. Первый абзац, то есть шапка заявления содержит в себе наименование последнего работодателя и от кого подается заявление.
  2. Во втором абзаце указываются основания, на которых гражданин обращается именно в эту организацию – потеря, кража или приведение в негодность.

Само заявление заверяется печатью организации или же пенсионного фонда. Ставится ваша подпись и дата подачи. К заявлению по вашему желанию могут быть приобщены и другие документы. Также не забывайте о том, что заявление может быть напечатано на компьютере или написано черной или синей ручкой понятным почерком.

55ff

Справка

Справка о восстановлении трудовой книжки заполняется в пенсионном фонде. Данный документ имеет в себе информацию о инициалах работника, а также о дате примерной потери трудовой книжки, обстоятельство сопутствующие этому, наименование организации с последним местом работы. Данная справка заполняется при подаче заявления в пенсионный фонд России.

Сроки

На восстановление трудовой книжки дается ровно один месяц. Однако если организация в которой последнее время работал работник расформирована – на что понадобится больше времени. Каждый случай индивидуален, однако законом установлено, что при отсутствии существенных причин дается ровно тридцать дней на восстановление.

tryy4-min

Подтверждение утраты трудкнижки

При этом подтверждать потерю трудовой книжки ничем не требуется, да и это невозможно. Но вот при ее порче лучше всего приложить старую книжку к заявлению, отметив в самой форме, что она была передана работодателю. Что касается кражи, то этот факт лучше всего подтвердить тем, что вы обращались с заявлением в полицию.

По той причине, что бывшему работодателю совсем не захочется заниматься вашими насущными проблемами, третий абзац сможет ему напомнить о том, что по правилам дубликат документа должен быть оформлен и предоставлен на руки работнику через пятнадцать дней со дня обращения.

Чтобы избежать возникновения споров по поводу даты обращения следует написать заявление в двух экземплярах. Соответственно один передается секретарю или другому уполномоченному должностному лицу, а на второй экземпляр ставится отметка о вручении с обязательным проставлением даты, его нужно оставить себе.

При отказе в отметке

Если должностным лицом дается отказ на проставление отметки, то тогда заявление в единственном экземпляре отправляется почтой заказным письмом. Также обязательно следует попросить ответное уведомление о том, что письмо было получено адресатом, и опись вложенных документов. В таком случае срок начнет идти с того момента, как придет на руки уведомление о получении.

Исключение составляет тот случай, когда дубликат делает нынешний работодатель, с которым еще не расторгнут трудовой договор. В такой ситуации восстановление трудовой книжки может занимать не обязательно пятнадцать дней. Дубликат своего документа вы получите на руки только после увольнения.

tryy5-min

Записи в дубликате трудкнижки

Общие правила по заполнению дубликата ничем не отличаются от первоначальной. Но так как не всегда предоставляются все оригиналы документов, есть некоторые требования к минимальному набору записей в дубликате документа.

Таким образом, в дубликате обязательно должна быть указана информация о непрерывном стаже работы гражданина до поступления на службу к нынешнему работодателю, а также сведения о работе и награждениях, внесенных в трудовую книжку на последнем месте работы.

Стаж работы указывается общей суммой, то есть сколько лет, месяцев или дней без уточнения работодателя, в течение какого времени и кем работал ранее владелец трудовой книжки. Итак, теперь стало немного понятно, какие записи указываются, как именно предполагается внесение записей, когда производится восстановление трудовой книжки.

Читайте также:  Поддельная трудовая книжка. Как работник или организация могут хитрить?

Особенностью внесения записей в книжку также является то, что если в первоначальном документе основанием для записи был именно приказ, то в дубликате может быть указан другой документ, в котором содержится только ссылка на приказ или трудовой договор.

Таким образом, дубликат содержит сведения именно такого документа, даже если в нем имеется ссылка на приказ о приеме на работу.

При массовой утере трудовых книжек работодателем

Действующим законодательством предусматривается ситуация, когда при чрезвычайном бедствии происходит массовая утрата книжек работников. Понятно, что тогда требуется их массовое восстановление. Здесь есть несколько нюансов, которые отличают массовое восстановление записей в трудовой книжке от обычного.

Так, над восстановлением книжек уже работает не один работник кадров, а целая комиссия, которой устанавливается стаж. Причем такую комиссию создают органы исполнительной власти субъектов РФ, а не только пострадавшая организация. В составе такой комиссии включены представители работодателей, профсоюзов или другие уполномоченные лица.

Если работник может подтвердить документально свой трудовой стаж, то тогда при массовой утрате трудовых книжек при отсутствии документов, стаж может быть установлен на основании свидетельских показаний, которые знают работника лично и работали с ним вместе у одного работодателя.

Предусматривается также, что восстановление трудовой книжки и внесение записей осуществляется на основании акта комиссии, где указываются все периоды работы, профессии и продолжительность стажа работника.

tryy6-min

Восстанавливать или не восстанавливать книжку?

Согласно действующим правилам, в обязанности работника входит подача заявления на восстановление документа при его утрате или порче. Кроме того, трудовая книжка выступает одним из обязательных документов, которые необходимо предъявлять при устройстве на работу.

Исключением являются случаи, когда договор заключается первый раз. В противном случае работодатель понесет наказание, если не будет вести трудовую книжку. Образец восстановления трудовой книжки также можно поискать на различных ресурсах интернета, но вот нужно ли вам это, так как самостоятельно такую процедуру вы провести все равно не сможете.

При этом к работнику не применяется никаких штрафных санкций за то, что он не подал заявление на восстановление книжки. Более того, в трудовом кодексе оговаривается, что при отсутствии у гражданина трудовой книжки при поступлении на работу по причине ее утери, повреждения или по какой-либо другой причине, работодатель обязан на основании письменного заявления завести новую. И данная трудовая книжка не будет считаться дубликатом.

Так, говорить об обязательности восстановления данного документа не приходится, в особенности если учесть, что если раньше трудовой книжкой подтверждался трудовой стаж при назначении пенсии, то с 1997 года Пенсионный фонд сохраняет все сведения о трудовом стаже каждого гражданина. Потому при назначении пенсии трудовые книжки в бумажном варианте в принципе уже утратили свою роль. Таким образом, можно сказать, что не обязательной процедурой является восстановление трудовой книжки. 

*По материалам собственных наработок и коллег из businessman.ru

Оставить комментарий