Лицо, ответственное за трудовую книжку. Как назначить?

Кто в организации отвечает за трудовые книжки работников, кто ведет их последовательный учет, ведение и хранение?

Существующие правила устанавливают, что ответственность за трудовые книжки (ТК) в плане их сохранности несет непосредственно работодатель. Это является его обязанностью в рамках организационной деятельности, что обеспечивает требуемый порядок в компании. При этом допускается возможность делегирования данного вида ответственности другому лицу, в качестве которого обычно выступает сотрудник кадровой службы, бухгалтерии или канцелярии, а также это может быть возложено на секретаря.

В небольших компаниях, когда работодатель – это индивидуальный предприниматель, вся описанная выше работа ведется самим бизнесменом или для этого выбирается кто-либо из сотрудников.

tru1

Как бы там ни было, но главное здесь – правильное документирование передачи соответствующих полномочий, что не зависит от масштаба конкретной компании.

Подобная передача полномочий происходит в рамках тех или иных условий:

  • сотруднику устанавливается определенная доплата из-за того, что поле его деятельности становится шире;
  • происходит замещение одних обязанностей, возложенных на конкретного сотрудника, другими – в нашем случае это ответственность за ТК;
  • вменяется новая ответственность без уменьшения существующего до этого объема обязанностей и без какой-либо доплаты.

Сама передача полномочий производится за счет выпуска соответствующего приказа, подписываемого руководителем, с отражением следующего:

  • Ф. И. О. сотрудника, на которого возлагается новая ответственность;
  • детализация новой деятельности, связанной с ведением и хранением ТК;
  • дата вступления в полномочия и то, как они должны будут реализовываться.

*********************************************************************************************************

Вы можете скачать заполненный образец этого приказа:

Образец Приказа о назначении ответственного за ведение трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых

Выбранному (назначенному) работнику следует ознакомиться с приказом под роспись. Подписанный уполномоченным приказ должен быть зарегистрирован в книге регистрации приказов. Вступление в полномочия характеризуется принятием ТК работников актом. Кроме передачи актом, иных вариантов принятия ответственности уполномоченным за ведение ТК, Правилами не предусмотрено. Для составления акта избирается комиссия. Комиссия также утверждается приказом.

Читайте также:  Ставим печать в трудовой книжке

Комиссия собирается и назначается руководителем (или его замом) по согласованию с будущими членами из числа работников. После того как комиссия сформирована, в назначенный день, который должен быть отражён в приказе, в присутствии комиссии и уполномоченного приказом руководителя, работника, составляется акт, в котором:

  • Указывается дата приёма-передачи.
  • Определяется факт приёма-передачи и причина возникновения данной процедуры, со ссылкой на приказ.
  • Перечисляются члены комиссии.
  • Обозначается уполномоченное лицо, принимающее ТК, с указанием его должности, фамилии, имени, отчества.
  • Даётся перечень трудовых книжек, которые принимает ответственный за их ведение.

В конце подписываются все члены комиссии, а также сотрудники: передающий и принимающий.

tru2

После составления и подписания акта, передающее лицо освобождается от ответственности за книжки, а лицо, принявшее их актом, принимает ответственность за них. Если актом ТК передавались от работодателя к уполномоченному – ответственность разделяется между обоими, не снимаясь с руководителя полностью.

Кроме действующих на момент передачи книжек, актом передаются чистые бланки. Они необходимы на любом из предприятий для вновь поступающих на работу сотрудников, которым требуется завести новую трудовую или для тех, чью трудовую необходимо заменить или завести её дубликат.

Как правило, уполномоченному за ведение ТК, вменяется в обязанность работа с бланками ТК и вкладышами в них. Чистый бланк трудовой принимать от работника ни в коем случае нельзя, также недопустимо требовать от него приобретения бланка в магазине.

Дело в том, что трудовые, бланки трудовых и вкладышей относятся к документам строгой отчётности и их продажа физическим лицам строжайше запрещена.

akkt

Покупка трудовых книжек

Производят ТК на Гознаке Минфина РФ и поступают в розничную продажу через уполномоченные на их распространение специализированные компании, имеющие соответствующую лицензию и доверенность на их продажу. В этого вида доверенности обязательно должны быть указаны серии и номера книжек, представленных посреднику для продажи. Этот документ необходим в качестве гарантии безопасности для сохранности бланков и во избежание их неучтённого и неконтролируемого сбыта.

Читайте также:  Куда вшивать вкладыш в трудовой?

Бланк ТК обеспечен защитой: водяной знак; специальное волокно; химическая защита; гильоширная сетка; ультра краска; магнитный номер; специальная нить.

Наличие защитных знаков позволяет с лёгкостью установить подлинность бланка. В силу повышенной степени защиты, приобретение бланков допустимо исключительно при наличии доверенности на их приобретение.

trrrДоверенность выдаётся ответственному на приобретение лицу, назначенному приказом руководителя. От него же исходит разрешение на покупку, то есть выдача доверенности. Этот документ может иметь типовую, разработанную на соответствующем предприятии форму, которая является унифицированной.

По усмотрению руководства и в соответствии с локальными нормативными актами и постановлениями, форма может быть специфической.

Но в любом случае она должна отражать: наименование организации; фамилию, имя, отчество доверенного лица; факт разрешения приобретения ТК; срок действия.

Работник сам покупает трудовую или ему выдает работодатель

Приобретать должен ТК работодатель и потом удерживать стоимость с работника. Основные законодательные акты, регулирующие этот вопрос:

  • ПИСЬМО РОСТРУДА от 08.12.2008 № 2742-6-1
  • Статья 81 ТК РФ. Расторжение трудового договора по инициативе работодателя
  • Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 «О трудовых книжках» (с изменениями и дополнениями)
  • Приказ Минфина РФ от 22.12.2003 N 117н «О трудовых книжках»

Документ обязательно должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Бланки закупаются централизованно и передаются в бухгалтерию, регистрируясь в соответствующем журнале. По мере необходимости они выдаются лицу, уполномоченному на ведение ТК. Выдача производится под роспись. Испорченные бланки возвращаются, списываются актом и уничтожаются.

Пример доверенности на получение трудовой книги

dov2-min

dov1-min

 

Похожие записи

Читайте также:  Выдача трудовой книжки на руки

Оставить комментарий