Прошивка документов. Процедура и советы

Подготовка бумаг, имеющих юридическую силу, – это ответственный процесс, осуществление которого не допускает вероятность каких-либо ошибок. Здесь важна правильность выполнения процедуры прошивки. Отсутствие качественного скрепления бумаг может обернуться против вас: возникает возможность изъятия или замены некоторых листов со стороны заинтересованных в этом лиц.

Основные моменты

Прошивки подлежат документы, если на их основе будет формироваться пачка от 2 листов.

Также обязательно осуществление нумерации с помощью арабских цифр, которые должны быть проставлены на всех листах в части их верхнего угла с правой стороны.

Чтобы непосредственно произвести процедуру прошивки документов, следует воспользоваться толстой иглой (шилом) и исключительно натуральными нитями на основе льна, хлопка или шелка, что может быть заменено тесьмой из такого же сырья.

stamp1-min

Переплет

Если предполагается, что документы будут храниться от 20 лет и выше, то формируемые на их основе пачки должны дополняться обложкой, выполненной из твердого картона. В противном случае можно использовать папки, при производстве которых используется бескислотный картон.

Обычный размер переплета соотносится с прошивкой документов, имеющих формат А4. Для листов, размер которых превышает данный формат, предназначены папки, характеризуемые как нестандартные.

Опись

Составление описи гарантирует сохранность документов. Данного вида список должен включать в себя:

  • название;
  • заголовок и краткое содержание, дающее понимание того, зачем была произведена сшивка;
  • перечень прошитых документов, включая пометку относительно количества их листов;
  • дата составления описи;
  • указание Ф. И. О. того, кто составил опись.

Внимание! Лист с описью не нумеруется.

Специфичность нумерации

stamp3-min

Процесс нумерации предполагает обязательность соблюдения определенных правил:

  • нумерация распространяется только на листы, исключая страницы;
  • номер прописывается таким образом, чтобы он находился в верхнем углу страницы (справа) без захода на текст листа;
  • при нумерации писем первый элемент учета – конверт, а затем все находящиеся в нем листы;
  • если один документ состоит из двух и более томов, то каждый из них нумеруется отдельно;
  • при оформлении приложения в виде отдельной пачки учет содержащихся в ней листов ведется отдельно от главного документа;
  • если какие-то листы уже имеют свою нумерацию, то это не исключает обязательность нумерации на общих основаниях;
  • в случае с картами, размещенными на нескольких склеенных листах (от двух), учет организуется с позиции того, что это один лист, с соблюдением обязательности указания в примечании количества используемых листов;
  • нумерация диаграмм, чертежей и других подобных документов производится с их оборотной стороны в левом верхнем углу;
  • подшивка большеформатных листов производится за одну сторону, а номер проставляется таким образом, чтобы он находился в правом углу применительно к верхней части документа в развернутом виде;
  • фотографии, справки и чеки являются самостоятельными документами, если их крепление к листу осуществляется лишь с одной стороны;
  • на одном листе может быть наклеено несколько документов (от двух), если это так, то следует его учитывать как один, отражая информацию об этом в примечании и на обороте такого листа;
  • нумерация производится посредством арабских цифр;
  • в отношении листа с описью нумерация не применяется.

Документы в архив

stamp2-min

Прошивка документов в архив осуществляется с соблюдением следующей последовательности:

  • удаляются крепежи, например, в виде скобок;
  • проверяется правильный порядок листов;
  • формируется стопка с соблюдением того, чтобы она образовывала ровную по краям форму;
  • производятся три прокола за счет использования иглы или шила, где один делается посередине левого края листа, а два других – с двух сторон от сделанного прокола на расстоянии 3 см от него;
  • непосредственное сшивание документов осуществляется по левому краю с соблюдением 1,5-сантиметрового отступа от текста;
  • для прошивки используется нить длиной порядка 70 см;
  • игла с нитью вводится в центральное отверстие, начиная с оборотной стороны прошиваемой пачки;
  • нить протягивается до того момента, пока не останется хвост около 15 см;
  • после этого игла вводится в верхнее отверстие;
  • выход на оборотной стороне предполагает дальнейшее протягивание нити через нижнее отверстие;
  • с наружной стороны игла протаскивается через отверстие посередине;
  • на обороте формируется узел с двумя хвостами от 6 до 8 см;
  • узел закрывается с помощью заверительной наклейки 2 на 5 см с захватом хвостов нити;
  • заканчивается прошивка заверительной надписью на наклейке.

Заверительная надпись

Наклейка необходима для записи по поводу пачки в плане количества содержащихся в ней листов. Делать это следует как прописью, так и посредством цифр. Еще здесь необходима дата прошивки, а также подпись руководителя и печать, проставленные таким образом, чтобы они захватывали не только наклейку, но и часть листа.

Документы в налоговую

Предназначенные для сдачи в налоговую документы сшиваются в соответствии с правилами, применяемыми при подготовке документов в архив.

Корректировка ошибок нумерации ручным способом

Если при нумерации пропущен лист, то можно добавлять буквы для учета такого листа, например, 4 и 4а.

Если оказались неучтенными документы, приклеенные лишь с одной стороны, то процесс нумерации выполняется снова. Это предполагает зачеркивание уже имеющихся номеров с помощью одной косой черты, вместо которых рядом прописывают новые номера. Проставленная ранее заверительная надпись зачеркивается и дополняется новой.

Прошивка

Советы

Книги учета, скрепленные промышленным способом, можно сшивать посредством двух проколов.

Если подготавливаемые документы будут прошиваться, то следует при их печати оставлять по левому краю свободное пространство шириной 3,5 см.

Для удобства скрепления многостраничных документов:

  • пачка переворачивается лицевой стороной вниз;
  • нить протягивается сразу в два отверстия (верхнее и нижнее),
  • пачка возвращается в исходное положение;
  • хвосты нити заводятся в отверстие посередине.

Приклеивание заверительной наклейки не допускается за счет использования подобной продукции из серии «самоклеящаяся», а также должна быть исключена вероятность применения для этой цели клея в виде карандаша или силикатного клея.

Сшивание бухгалтерских документов, ориентированных на долгое хранение (от 10 лет), производится с помощью 5 проколов, а заверительная надпись проставляется на папиросной бумаге.

Видео “Как правильно прошить и опечатать документ”

Информационный сайт для обмена документами

Оставить комментарий